Intervjuet begynner lenge før første spørsmål

Når vi snakker om jobbintervjuer, handler mye av diskusjonen om hvilke spørsmål som skal stilles. Du skal ta hensyn til kompetansebaserte spørsmål, oppfølgingsspørsmål, struktur og vurderingsteknikker. Vi holder til og med kurs i hvordan du bør gjennomføre et godt jobbintervju, så selve gjennomføringen er absolutt viktig. Likevel opplever jeg at mange overser en faktor som ofte har minst like stor betydning for kvaliteten på intervjuet. Nemlig alt som skjer før intervjuet faktisk starter.

For et intervju er ikke bare en formell samtale. Det er et møte mellom mennesker hvor informasjon skal deles, tillit skal etableres og viktige beslutninger for begge parter etter hvert skal tas. Hvordan dette menneskemøtet blir påvirkes av langt mer enn spørsmålene som stilles. Kvaliteten på intervjuet avgjøres allerede gjennom forberedelsene, rammene som settes og måten kandidaten blir møtt på. Derfor bruker jeg å understreke at profesjonelle intervjuer starter lenge før det første ordet er sagt.

Kandidaten møter både deg, kulturen og verdiene til virksomheten

For kandidaten representerer intervjuet ofte noe langt større enn en vanlig samtale. Det kandidaten tenker på er jobbskifte, en ny karriereretning, økonomisk trygghet eller muligheten til å få brukt kompetansen sin på en bedre måte. Kandidaten kommer derfor inn i prosessen med forventninger, ofte håp og nesten alltid en viss grad av usikkerhet.

Det betyr at kandidaten ikke bare vurderer spørsmålene som blir stilt, men hele opplevelsen. Hvordan var kommunikasjonen i forkant? Kom informasjonen i tide? Virket prosessen gjennomtenkt? Ble jeg tatt godt imot ved ankomst? Startet intervjuet til avtalt tid? Små detaljer som dette påvirker hvordan kandidaten oppfatter både virksomheten og den som fysisk representerer den.

Mange arbeidsgivere er opptatt av employer branding og hvordan de "fremstår i markedet". Samtidig glemmer noen at intervjuet kanskje er det sterkeste møtet en utenfra har med virksomheten. Uansett hvor flott nettsiden er eller hvor profesjonell stillingsannonsen fremstår, vil opplevelsen av intervjuet ofte veie mye tyngre når kandidaten senere skal vurdere om dette er et sted han eller hun ønsker å jobbe.

Gode forberedelser skaper bedre beslutninger

Noen intervjuere bruker mye tid på å forberede seg, mens andre igjen skummer over CV-en fem minutter før kandidaten kommer inn døren. Forskjellen mellom de to måtene å gjøre det på, blir ofte større enn du skulle tro.

Når du ikke har gjort gode forberedelser, blir det vanskelig å vite hva du faktisk skal undersøke og hvordan du skal gå frem. Da risikerer du å stille spørsmål fordi de virker interessante, ikke fordi de er faktisk relevante. Du hopper mellom temaer, lar deg påvirke av førsteinntrykk og sitter til slutt igjen med mange inntrykk og tanker, men få konkrete holdepunkter for beslutningen som skal tas videre.

God planlegging handler ikke om å skrive ned hundre spørsmål, og følge denne intervjuguiden du har hørt så mye om. Det handler om å forstå rollen, identifisere hvilken kompetanse som er avgjørende, og da tenke gjennom og planlegge hvordan dette best kan avklares. Når dette arbeidet er gjort på forhånd, blir intervjuet både mer fleksibelt og mer treffsikkert. Intervjueren kan lytte bedre, følge opp interessante spor og bruke mindre energi på å finne ut hva som skal spørres om neste gang. En god plan gjør det mye enklere å improvisere underveis.

Paradokset er at de mest naturlige intervjuene ofte er de som er best forberedt.

En god plan gjør det mye enklere å improvisere underveis.

Stress påvirker kvaliteten på svarene

Mange som gjennomfører intervjuer, gjør dette jevnlig. For kandidaten er situasjonen ofte en helt annen, hvor selv svært rutinerte ledere og fagspesialister kan kjenne på nervøsitet når de setter seg ned i et jobbintervju.

Dette er viktig å huske på. For når mennesker opplever usikkerhet og dermed stress, påvirkes evnen til å hente frem minner, reflektere og formulere seg presist. Du har kanskje selv opplevd å komme ut av et intervju, for så å tenke på alt du burde ha sagt, men som ikke kom frem der og da?

Som intervjuere har vi derfor et ansvar for å legge til rette for at kandidaten får vist mest mulig av den kompetansen han eller hun faktisk besitter. Det betyr ikke at vi skal gjøre intervjuet "koselig", behagelig eller ukritisk. Det betyr at vi skal fjerne unødvendige hindringer og støy som står i veien for god kommunikasjon. Når kandidaten forstår rammene, vet hva som skal skje og opplever å bli møtt med respekt, øker sannsynligheten for at vi får relevant informasjon å basere beslutningen vår på.

Rommet snakker også

Vi liker å tro at mennesker vurderes utelukkende på det de sier. I virkeligheten påvirkes kommunikasjon av langt flere faktorer, og de fysiske omgivelsene og forutsetningene er viktigere enn du kanskje tror.

Tenk på forskjellen mellom et stille møterom hvor begge parter kan konsentrere seg, og et rom hvor telefoner ringer, folk går inn og ut, og intervjueren stadig kaster blikk på skjermen. Begge situasjonene kan inneholde de samme spørsmålene, men opplevelsen og kvaliteten på samtalen vil være forskjellig.

De fysiske rammene sender signaler og påvirker oss. De forteller kandidaten om samtalen er viktig eller bare enda et punkt i kalenderen. De påvirker oppmerksomheten, konsentrasjonen og opplevelsen av profesjonalitet. Derfor bør vi tenke like mye på arenaen for intervjuet som på spørsmålene vi planlegger å stille. Hvordan er det naturlig å gjennomføre et møte med en gjest hos oss?

Det første inntrykket skapes tidligere enn du tror

Mange tenker at førsteinntrykket oppstår når håndtrykket gis eller når Teams-møtet starter, men i praksis er prosessen allerede godt i gang. Håndtrykket bare forsterker eller forstyrrer det inntrykket du som allerede er etablert.

Kandidaten begynner å danne seg et bilde av virksomheten gjennom alle kontaktpunktene som kommer før intervjuet. Måten e-poster er formulert på. Hvor raskt spørsmål besvares. Hvordan resepsjonen fungerer. Hvordan intervjueren presenterer seg. Alt dette blir små byggeklosser som til sammen former inntrykket av virksomheten.

Det samme gjelder deg som skal intervjue. Vi begynner også å danne oss et inntrykk før samtalen starter. Nettopp derfor er det viktig å være bevisst på egne antakelser og fordommer. Jo mer vi forstår hvor tidlig slike inntrykk oppstår hos oss, desto lettere blir det å møte kandidaten med et åpent sinn og være villig til å finjustere vurderingen av kandidaten underveis.

Profesjonelle intervjuer starter med respekt

Når vi skreller bort alle metoder, modeller og teknikker, handler mye av dette om noe ganske enkelt: respekt for mennesket vi skal møte, og som jeg bruker å gjenta: Behandle kandidaten som en gjest som skal på besøk og etter hvert faktisk kommer på besøk.

Respekt viser seg blant annet gjennom forberedelsene. Gjennom din punktlighet. Gjennom tydelig kommunikasjon. Gjennom at vi har satt av nok tid. Gjennom at vi lytter når kandidaten snakker. Og gjennom at vi har gjort vårt beste for å skape rammene hvor gjesten faktisk får muligheten til å vise hva han eller hun representerer av kompetanse.

Det er lett å tenke at et intervju starter når det første spørsmålet blir stilt. Men sannheten er at kvaliteten på intervjuet ofte er bestemt lenge før det skjer. Derfor er det verdt å minne seg selv på én ting neste gang du skal møte en kandidat:

Intervjuet starter ikke når kandidaten setter seg ned.

Det starter med forberedelsene.