Avslutningen av intervjuet er viktigere enn du tror

Når vi er inne på temaet jobbintervjuer, handler samtalen nesten alltid om hvordan vi skal starte. Vi diskuterer førsteinntrykk, kontaktetablering, gode spørsmål, aktiv lytting og hvordan vi får kandidaten til å åpne seg. Det er så klart viktig, men samtidig er det et område som ofte får lite oppmerksomhet: Hvordan vi avslutter intervjuet.

Mange arbeidsgivere bruker betydelige ressurser på å planlegge intervjuet, gjennomføre det på en profesjonell måte og samle inn relevant informasjon, men når samtalen nærmer seg slutten, virker det som om noe av luften går ut av ballongen. Intervjueren har fått svar på spørsmålene sine, klokken nærmer seg neste møte, og avslutningen blir redusert til noen raske setninger før kandidaten følges ut døren eller logger av videomøtet. Da går du glipp av noe viktig, både for kandidatopplevelsen og for kvaliteten på beslutningsgrunnlaget.

Mennesker husker ikke hele opplevelsen

En av de mest interessante innsiktene fra psykologien er at mennesker ikke husker opplevelser slik de faktisk skjedde. Vi lagrer ikke hvert spørsmål, hvert svar eller hvert minutt av et intervju. Når vi senere tenker tilbake på opplevelsen, er det andre mekanismer som styrer hva vi husker. Det er gjerne de mest følelsesmessige øyeblikkene og hvordan opplevelsen avsluttet som setter dypest spor.

For en kandidat betyr det at den siste delen av intervjuet kan få uforholdsmessig stor betydning. Du kan ha gjennomført et faglig godt intervju med relevante spørsmål og en god dialog, men dersom avslutningen oppleves rotete, kald eller usikker, er det ofte dette kandidaten sitter igjen med. På samme måte kan en profesjonell og gjennomtenkt avslutning bidra til at hele prosessen oppleves som ryddig, respektfull og tillitvekkende.

Dette er noe mange undervurderer. Du tenker på intervjuet som en arena for å vurdere kandidaten, men glemmer at kandidaten samtidig vurderer organisasjonen. Hver eneste kontaktflate bidrar til å forme inntrykket av virksomheten, kulturen og menneskene som jobber der. Derfor bør avslutningen behandles som en strategisk del av intervjuet, ikke som en formalitet som må gjennomføres før alle kan gå videre til neste oppgave.

Den siste delen av intervjuet er fortsatt intervjuet

En vanlig feil er å tenke at intervjuet er ferdig når de planlagte spørsmålene er stilt. Da går man mentalt videre til evalueringen eller neste kandidat. Problemet er at kandidaten fortsatt sitter i rommet, eller er på skjermen foran deg. Samtalen er ikke over. Relasjonen er fortsatt aktiv og informasjon kan fortsatt utveksles.

I mange tilfeller er det faktisk først mot slutten at kandidaten føler seg tilstrekkelig trygg til å dele det som virkelig betyr noe. Gjennom intervjuet har vedkommende blitt kjent med intervjuerne, forstått tonen i samtalen og fått tid til å reflektere over spørsmålene som er stilt. Det gjør at viktige perspektiver ofte kommer frem helt på slutten dersom du gir rom for det.

Derfor bør avslutningen inneholde mer enn en høflig takk for oppmøtet. Det bør være en bevisst del av metodikken. Kandidaten bør få mulighet til å supplere, korrigere eller utdype det som allerede er sagt. Et enkelt spørsmål som «Er det noe du mener vi burde ha snakket om som vi ikke har vært innom?» kan av og til gi mer verdi enn flere av spørsmålene som ble stilt tidligere i intervjuet. Ikke fordi kandidaten plutselig blir mer kompetent, men fordi tryggheten og refleksjonen har fått tid til å utvikle seg gjennom samtalen.

Usikkerhet er kandidatens verste fiende

En annen utfordring oppstår når kandidaten forlater intervjuet uten å vite hva som skjer videre. Dette virker ofte som en liten detalj for arbeidsgiveren, men oppleves sjelden slik for kandidaten. Mange kandidater går ut av et intervju med en rekke ubesvarte spørsmål. Hva skjer nå? Hvor mange kandidater er fortsatt med? Når kommer det en tilbakemelding? Hvem tar kontakt? Er prosessen forsinket hvis jeg ikke hører noe?

Jo mindre informasjon kandidaten får, desto større rom skapes det for spekulasjoner og usikkerhet. Det er aldri positivt. Mennesker fyller tomrom med egne antakelser, og disse antakelsene er ikke nødvendigvis riktige. Derfor bør en god avslutning alltid inneholde en tydelig orientering om veien videre. Kandidaten trenger ikke å få detaljer som ikke kan deles, men vedkommende bør få så mye forutsigbarhet som mulig.

Dette handler ikke bare om kandidatopplevelse. Det handler også om tillit. Når mennesker vet hva de kan forvente, opplever de prosessen som mer profesjonell og mer rettferdig. Det gjelder i rekruttering, men også i medarbeidersamtaler, lederutvikling, konflikthåndtering og de fleste andre relasjoner og prosesser vi har på jobb.

Kandidatopplevelse handler om respekt

I en tid hvor mange virksomheter snakker om employer branding, er det interessant hvor mange som fortsatt undervurderer betydningen av de små detaljene. En kandidat som føler seg respektert, vil ofte snakke positivt om prosessen selv om vedkommende ikke får jobben. En kandidat som føler seg dårlig behandlet, vil ofte huske det lenge.

Respekt viser du i hvordan mennesker blir møtt. Det handler om å vise oppriktig interesse, være tydelig i kommunikasjonen og anerkjenne at kandidaten har investert tid og energi i prosessen. Når du avslutter intervjuet med å takke for innsatsen, oppsummere samtalen og forklare hva som skjer videre, sender du et signal om at du verdsetter personen foran deg. Det er et signal som ofte huskes lenge etter at de konkrete spørsmålene i intervjuet er glemt.

Et godt intervju avsluttes med hensikt

De beste intervjuerne er ikke de som improviserer mest. De beste intervjuerne har en plan. De vet hva de ønsker å finne ut, hvordan de skal hente inn informasjonen og hvordan de skal avslutte samtalen. De forstår at kvaliteten på intervjuet ikke bare avgjøres av spørsmålene som stilles, men også av hvordan kandidaten forlater rommet.

En god avslutning bør derfor være like gjennomtenkt som åpningen. Den bør gi kandidaten mulighet til å komme med siste innspill, skape forutsigbarhet rundt veien videre og sikre at personen går ut av samtalen med en opplevelse av å ha blitt behandlet med respekt. Det tar sjelden mer enn noen få minutter, men effekten kan være betydelig.

For når alt kommer til alt, er ikke intervjuet ferdig når du har stilt det siste spørsmålet. Det er ferdig når kandidaten forlater samtalen med en klar forståelse av hva som skjer videre, og med følelsen av at tiden, erfaringene og bidraget deres ble tatt på alvor.

Det er ofte akkurat den følelsen de husker når de senere forteller andre om opplevelsen av virksomheten din.

Hvordan gjør du det? Kommenter denne artikkelen hvis du har tanker eller innspill vi bør diskutere.