Steg 4 av 10: Screening

Sorteringen og prioriteringen starter.

I de tre foregående artiklene har vi sett hvordan en grundig analyse legger grunnlaget for en god rekruttering, hvordan en målrettet annonse tiltrekker relevante kandidater, og hvorfor aktivt søk er nødvendig for å finne flere kandidater med riktig kompetanse, også de som aldri sender en søknad på eget initiativ. Nå er kandidatene identifisert. Da begynner neste fase; screening.

Det er her mange rekrutteringsprosesser begynner å bevege seg i feil retning. Ikke fordi intensjonen er dårlig, du ønsker å ansette en god kollega, men fordi vurderingene ofte bygger på en grunnleggende misforståelse av hva en CV og en søknad faktisk kan fortelle oss.

Altfor ofte behandles dokumentene som objektive sannheter. En kandidat med en imponerende CV oppfattes som sterk. En kandidat med et hull i CVen blir vurdert som mer usikker. En kort søknad tolkes som lav motivasjon, mens en lang søknad kan oppfattes som et tegn på engasjement. Problemet er at ingen av disse konklusjonene nødvendigvis er riktige.

Dette er den fjerde artikkelen i en serie på ti artikler om hvert steg i ASASO™ metoden, TEAM NORSO sin helhetlige metode for rekruttering og seleksjon. Gjennom serien går vi steg for steg gjennom hele prosessen, fra analyse til onboarding. Målet er å gi ledere, HR rådgivere og andre som arbeider med rekruttering en praktisk innføring i metodikken, samtidig som artiklene fungerer som et oppslagsverk som kan brukes i egen arbeidshverdag. For deg som ønsker å lære metodene i praksis, danner serien også grunnlaget for ASASO™ sertifiseringen, hvor vi går langt dypere inn i verktøyene, vurderingene og gjennomføringen.

En CV beskriver først og fremst hvilke muligheter kandidaten har hatt til å utvikle kompetanse gjennom utdanning, arbeidsoppgaver og erfaring. Den sier langt mindre om hvor mye kandidaten faktisk har lært, hvordan erfaringene er omsatt til kunnskap og ferdigheter, eller hvilke holdninger som er utviklet underveis. Det samme gjelder søknaden. Den forteller hvordan kandidaten velger å presentere seg selv, men den forteller ikke nødvendigvis hvordan vedkommende faktisk vil prestere i rollen.

Målet med screening er derfor ikke å finne den beste kandidaten. Målet er å identifisere hvilke kandidater som ikke skal være med videre, og hvilke som må få en grundigere vurdering videre i seleksjonsprosessen.

Screening er en grovsortering, ikke en seleksjon

En av de vanligste misforståelsene i rekruttering er at screening handler om å velge hvem som skal få jobben. Det gjør den ikke.

Screening handler om å redusere usikkerhet på et tidlig tidspunkt og prioritere ressursene riktig. Prosessen skal hjelpe oss med å identifisere hvilke kandidater som bør undersøkes nærmere, og hvilke kandidater som objektivt ikke oppfyller forutsetningene for å kunne lykkes i stillingen. Her må vi ha i bakhodet at det vi har å jobbe med er selvrapportert, så det kan være feil her som er der både med hensikt og uten at det var meningen.

En god screening alltid med det mest objektive vi har, nemlig må-kravene som ble definert under jobbanalysen.

Dersom stillingen krever autorisasjon som lege, hjelper det lite hvor motivert kandidaten er dersom autorisasjonen mangler. Dersom rollen krever sikkerhetsklarering eller en bestemt sertifisering fra første arbeidsdag, er dette forhold som ikke kan kompenseres med entusiasme eller annen god kompetanse. En jurist må ha juridisk utdanning. En elektriker må ha nødvendige godkjenninger. Noen krav kan utvikles etter ansettelse, mens andre må være oppfylt før kandidaten kan starte.

Først når disse kravene er kontrollert, begynner den delen av seleksjonen som krever innsamling av mer data og gode vurderinger.

Her kan vi se hvilke kandidater som oppfyller flest av de øvrige ønskede kompetansekravene. Kanskje har en kandidat erfaring fra tilsvarende bransje, en annen har ledet store prosjekter som er relevant, en tredje har erfaring med akkurat de systemene virksomheten bruker. Ingen av disse forholdene avgjør alene hvem som blir ansatt, men de kan gi interessante hypoteser som skal undersøkes nærmere senere.

Det er nettopp dette som er forskjellen mellom screening og seleksjon. Screening konkluderer ikke, men den prioriterer hvilke mennesker vi ønsker å bli bedre kjent med.

CVen viser historien. Vi er opptatt av fremtiden.

En av de største utfordringene ved screening og seleksjon i det hele tatt, er at vi forsøker å si noe om fremtidig jobbprestasjon ved å se på fortiden. Det er generelt veldig vanskelig, så her vil selv den dyktigste i rekrutteringsfaget kunne forvente å gjøre feil. Det betyr bare at vi må gjøre en så god jobb som mulig og ikke prøve å ta snarveier.

Fortiden vil alltid være den eneste informasjonen vi har tilgjengelig. Likevel er det viktig å være klar over begrensningene. To kandidater kan ha identiske stillingstitler og samme antall år i en rolle, men ha utviklet seg helt forskjellig. Den ene kan ha brukt årene til kontinuerlig læring, tatt ansvar, søkt tilbakemeldinger og utviklet både faglige og personlige ferdigheter. Den andre kan ha gjort de samme arbeidsoppgavene på samme måte i mange år uten særlig utvikling.

CVen viser ikke denne forskjellen. Kompetanse handler om alt annet enn antall år i arbeid. I ASASO™ legger vi til grunn at kompetanse består av dine evner, kunnskap, ferdigheter og jobbrelaterte holdninger. Erfaring er først og fremst en arena hvor denne kompetansen kan utvikles. At en kandidat har hatt mange muligheter til å lære, betyr ikke nødvendigvis at læringen faktisk har skjedd.

At en kandidat har hatt mange muligheter til å lære, betyr ikke nødvendigvis at læringen faktisk har skjedd.

Derfor er det viktig å være forsiktig med bastante konklusjoner allerede under screeningen. En sterk CV kan skjule svake prestasjoner og resultater, mens en enkel CV kan skjule både kompetanse og potensial.

De vanligste feilene under screening

Mennesker er flinke til å se mønstre, og det har hjulpet oss gjennom hele evolusjonen. Samtidig gjør denne egenskapen oss også sårbare for raske slutninger og mentale snarveier når vi vurderer andre mennesker.

Det kan være fristende å tenke at kandidaten med den mest imponerende arbeidsgiveren automatisk er den beste kandidaten. Eller at et hull i CVen betyr manglende stabilitet og lav motivasjon. Kanskje oppfattes en lang søknad som et tegn på større motivasjon enn en kort søknad. Slike vurderinger skjer ofte ubevisst, og er ofte feil.

Forskning innen beslutningspsykologi viser at mennesker raskt danner førsteinntrykk og deretter leter etter informasjon som bekrefter den første oppfatningen. Dette er en av grunnene til at bekreftelsesfellen er så utbredt også innen rekruttering. Når vi først har bestemt oss for at en kandidat virker sterk eller svak, blir vi flinkere til å legge merke til informasjon som støtter denne vurderingen enn informasjon som utfordrer den.

Det er nettopp derfor screeningen må være strukturert. Den skal bygge på kriteriene fra analysen, ikke på magefølelse eller tilfeldige førsteinntrykk. Jo mer systematisk vurderingen er, desto større er sannsynligheten for at vi finner de menneskene som faktisk har størst potensial til å lykkes.

Telefonscreeningen er mer enn en praktisk avklaring

Når den første dokumentgjennomgangen er gjennomført, går mange virksomheter videre med en kort telefonsamtale eller et innledende videomøte. Dette blir ofte omtalt som en førstegangsintervju hvor vi avklarer det praktiske, men i virkeligheten er denne samtalen langt viktigere enn mange er klar over.

Ja, samtalen brukes til å avklare praktiske forhold som lønnsnivå, arbeidssted, reisevirksomhet, arbeidstid og oppsigelsestid. Slike avklaringer sparer både virksomheten og kandidaten for tid dersom grunnleggende rammer ikke passer.

Samtidig er dette den første reelle dialogen mellom partene. Kandidaten får anledning til å stille spørsmål, få mer informasjon om rollen og bli bedre kjent med virksomheten. Like viktig er det at du får informasjon direkte fra kandidaten, ikke bare som et dokument som både kunstig intelligens og en venn kan ha skrevet på vegne at kandidaten.

Denne samtalen gir en mulighet til å kontrollere om kandidaten selv kan forklare erfaringene som er beskrevet i CVen og søknaden. I en tid hvor kunstig intelligens gjør det enklere enn noen gang å produsere profesjonelle søknader og velformulerte tekster, blir den menneskelige samtalen stadig viktigere. Det handler ikke om å avsløre bruk av KI, men om å forstå om dokumentene faktisk gjenspeiler kompetansen til kandidaten vi snakker med.

Fra førsteinntrykk til hypoteser

En av de viktigste oppgavene under screeningen er å motstå fristelsen til å trekke konklusjoner for tidlig. Dette er ofte lettere sagt enn gjort, siden vi mennesker er programmert til å danne oss raske oppfatninger av andre mennesker. Mange erfarne ledere opplever at de "ser" og "føler" hvem som passer etter bare noen få minutters kontakt. Forskningen gir imidlertid liten støtte til at slike magefølelser alene gir treffsikre ansettelser, selv om en magefølelse kan stamme fra noe vi må undersøke nærmere.

I ASASO™ er derfor målet med screeningen å utvikle hypoteser, ikke konklusjoner.

En kandidat med kort erfaring kan ha svært høy læringsevne. En kandidat med lang erfaring kan ha sluttet å utvikle seg for mange år siden. En kandidat med et hull i CVen kan ha brukt perioden til videreutdanning, omsorgsansvar eller frivillig arbeid som har utviklet verdifulle ferdigheter. En kandidat med en tilsynelatende perfekt karriere kan ha hatt svært begrenset ansvar i rollene sine, og bruker gamle titler for alt det er verdt.

Ingen av disse antakelsene er riktige eller gale før de er undersøkt nærmere.

Derfor lager screeningen spørsmål som skal undersøkes videre gjennom resten av seleksjonsprosessen. Dersom en kandidat har skiftet jobb ofte, er ikke spørsmålet om dette er positivt eller negativt. Spørsmålet er hvorfor. Dersom en kandidat har avansert raskt, ønsker vi å forstå hva som gjorde dette mulig.

Hypotesene blir senere undersøkt gjennom intervjuet, hvor vår AnchorView™ intervjumetode brukes som struktur for å hente inn pålitelig informasjon, og videre gjennom de øvrige seleksjonsmetodene i ASASO™. På denne måten unngår vi at førsteinntrykket blir den endelige konklusjonen.

Kunstig intelligens gjør screening viktigere enn noen gang

For få år siden var en godt skrevet søknad ofte et tegn på at kandidaten hadde investert tid og energi i søknaden. I dag kan en kandidat produsere en profesjonell søknad og forbedre CVen på få minutter ved hjelp av kunstig intelligens. Dette er noe vi ser på som positivt.

På samme måte som vi bruker stavekontroll, grammatikkverktøy og digitale hjelpemidler i arbeidshverdagen, har også kunstig intelligens blitt en naturlig del av hvordan vi mennesker presenterer oss. Problemet oppstår først når vi begynner å vurdere kvaliteten på teksten i stedet for mennesket bak teksten.

Derfor blir den tidlige telefonsamtalen stadig viktigere, og paradoksalt nok gjør kunstig intelligens den menneskelige samtalen og menneskemøtene mer verdifulle enn tidligere.

Screening handler også om kandidatopplevelsen

Mange ser på screening som en intern vurderingsprosess. I virkeligheten er den også kandidatens første virkelige møte med virksomheten. Den første telefonsamtalen setter ofte tonen for resten av prosessen. Dersom kandidaten opplever profesjonalitet, respekt og oppriktig interesse, øker sannsynligheten for at motivasjonen styrkes gjennom prosessen. Opplever kandidaten derimot en stresset, uforberedt eller lite engasjert rekrutterer, kan interessen for stillingen falle betydelig.

Dette gjelder særlig kandidater som ikke aktivt søker jobb. Mange av de mest attraktive kandidatene har allerede en trygg arbeidsgiver og trenger ikke å bytte jobb, så de vurderer først og fremst om den nye virksomheten virker er verdt å satse på.

Dette gjelder hele prosessen, og screening handler derfor ikke bare om at virksomheten vurderer kandidaten. Kandidaten vurderer også virksomheten.

En god screening skal bygge tillit begge veier.

Målet er bedre beslutninger, ikke raskere beslutninger

Presset på å ansette raskt er ofte stort. Lederen trenger en ny medarbeider, kollegene er overbelastet og oppgavene hoper seg opp. Da kan det være fristende å trekke raske konklusjoner allerede under screeningen. Og ofte er det nettopp her mange feilansettelser får sin start.

Når en kandidat får merkelappen "sterk" eller "svak" tidlig i prosessen, blir resten av vurderingene lett påvirket av denne første oppfatningen. Psykologien omtaler dette blant annet som haloeffekten og bekreftelsesfellen. Haloeffekten gjør at en kandidat som er flink til noe, er sikkert flink til noe annet også. Mens bekreftelsesfellen gjør at vi blir flinkere til å legge merke til informasjon som bekrefter førsteinntrykket, enn informasjon som utfordrer det.

ASASO™ forsøker å motvirke denne mekanismen ved å samle informasjon trinn for trinn. Hver metode har sin oppgave. Ingen metode skal alene avgjøre utfallet. Først når informasjon fra flere uavhengige kilder peker i samme retning, reduseres usikkerheten rundt kandidatens sannsynlige jobbprestasjon.

Målet er ikke å eliminere all risiko, siden det er umulig. Målet er å ta bedre beslutninger på et bedre grunnlag.

...bedre beslutninger på et bedre grunnlag.

Kort oppsummert

En god screening handler ikke om å finne den beste CVen eller den mest velskrevne søknaden. Den handler om å identifisere hvilke kandidater som skal undersøkes nærmere. Prosessen starter med å kontrollere objektive må-krav før den går videre til en strukturert vurdering av kandidatens kompetanse og potensial basert på informasjonen vi har. Så legges planen for hvordan dette påvirker resten av seleksjonen.

CV og søknad beskriver først og fremst kandidatens historie. Rekruttering handler om vurdere fremtidig jobbprestasjon. Derfor skal screeningen brukes til å utvikle hypoteser som senere undersøkes gjennom intervju, digitale verktøy og de øvrige seleksjonsmetodene. Jo mer strukturert denne prosessen er, desto større er sannsynligheten for å ta gode beslutninger og samtidig gi kandidatene en profesjonell og motiverende opplevelse.

Dette lærer du i ASASO™ sertifiseringen

Denne artikkelen gir en innføring i hvordan screening brukes som en strukturert og kunnskapsbasert vurderingsprosess. I ASASO™ sertifiseringen arbeider vi praktisk med hvordan screeningen gjennomføres i virkelige rekrutteringsprosesser, og hvordan vurderingene dokumenteres slik at hele rekrutteringsteamet bygger beslutningene på de samme kriteriene.

Du lærer blant annet:

• Hvordan gjennomføre en strukturert screening basert på jobbanalysen.

• Hvordan skille mellom objektive må-krav og øvrige vurderingskriterier.

• Hvordan bruke CV og søknad til å utvikle hypoteser, ikke konklusjoner.

• Hvordan gjennomføre en profesjonell telefonscreening som både avklarer praktiske forhold og styrker kandidatopplevelsen.

• Hvordan redusere risikoen for bekreftelsesfellen, haloeffekten og andre vurderingsfeil.

• Hvordan dokumentere screeningen slik at resten av seleksjonsprosessen bygger videre på et felles beslutningsgrunnlag.